今から書くことは、Excel弱者のたわごとだと思ってください。
自分が発見しただけで、これぐらいのこと、すでにやっとるわい、と鼻で笑うビジネスマンの方も多かろうと思いますので。拙ブログをまともな社会人の方が覗いているとは思えませんけど。
パソコン関連の記事で、しばしば、私はExcel使いが得意でないことを表明してきました。
理由は学生時代に、論文書きでWordばかり愛用し、その後のブログ執筆でもそうだったからです。
はじめてExcelをビジネス用に触れたのは、とある派遣の事務仕事ででした。
そこで私はオートサムの計算式を消してしまって、先輩社員にお目玉をくらったのです。これは痛い経験でした。その後、個人事業上の経理作業でもExcelを集計用に活用し、その便利さに気づいています。
ところで、現在、兼業会社員として経理事務をする私は。
このExcelの使い勝手がすこぶるいいことに、あらためて感心しています。かつてはWord信者だった私が、もはやExcelばかりを立ち上げているぐらいなのですから。
Excelは表計算のような集計作業用、正式な社外文書はWordで。
そう使い分けていた私ですし、今の勤め先でもそうでした。
ところが、請求書やら、送付状、さらには契約書、作業記録まで。
とにかくなんでもExcelでつくったほうが、かなり便利なことに気づきました。
Excelは空白のセルの幅や高さを調整をすれば、インデントがつくれます。
Wordのように、ルーラーを文頭にそろえてちまちま動かしたりしなくていいのです。セルの幅をこえても文書は表示されますから。Wordだと、たまに、バックスペースで文字を消した後入力すると、後の文字が消えていくことがありますが、Excelではそれが起きません。
Excelでは、ワークシートの一部のみを印刷できます。
何かの文書で、計算結果を表示する必要がある場合。印刷範囲を指定すれば、欄外で集計ができてしまうのです。これまでは下書き用にメモで、電卓を入れていた計算も、計算式を欄外につくれば数値をいれるだけで、自動計算してくれて、しかも清書用の請求書がササッとつくれてしまう。Wordで計算式をいれた請求書をつくると、電卓でいちいち縦横計算していたのが、Excelを使えば、商品代金と数量を入力するだけですぐに税込価格が表示されます。
コピーするのも、ワークシートのタブを複製すればよいだけ！
Wordならば、全面コピーして次の頁へ貼付けですが。Excelならばわずか0.5秒！ しかもコピー漏れがありません。タブには日付が入れられるし、カラーマーキングもできるので検索も便利。Wordでコピーしようとして契約文書を上書きで消してしまう、といったミスも生じません。
Excel文書のよいところは、数字のみのセルの変更がしやすいこと。
Wordだと日付の数字を削ると文字列が前にズレますが、セルで固定しているExcelではこの現象は起こらない。さらには、日付を3/1で入力すれば「3月1日」に自動変換してくれる機能もありますし、TODAY関数をすつかえば開いた日の日付が自動で入る設定にもできます。
Wordで箇条書きを使うと、丸数字のズレや改行（Shift+Enterだっけ？）がめんどくさくてイラついていたのですが。Excelだと、この箇条書きでの羅列がすごく便利なんですね。ですから、作業記録用にも愛用しています。
Excelでお気に入りの機能が、コメント欄。
セルに付箋のように、メモ書きを表示させられることです。カーソルを合わせたら出てくるだけなので邪魔にならない。やりはじめたら、けっこう癖になります。この項目は、どこそこの書類のこの部分を参考に、という覚え書きもできます。私自身が会社で働くときに、前任者のマニュアルがわかりづらくて苦労したので、万が一引継ぎのときに、後任者が苦労しないように、親切すぎるほど注意書きを入れています。
ちなみに、私の勤め先は、過去の事務員さんのExcelスキルに幅があるらしくて。
Excelの表をつくっていながら、肝心の検算は電卓入れていたとか。ややこしい使い方をしている事例もありました。有給の計算表で、各自の取得日数を入力しているのに、合計額の計算式を入れていないとか。日額×日数で有休手当額が自動計算されるにのに、していないとか。計算式を私が入れたことで、給与計算のスピードアップが爆上がりしました。
そうかといえば、数年前の担当者がタイムカードの始業、終業時間を入力したら、勤務時間が自動計算されるような設定のもあったり。電卓を使うのが早い人は、Excelに頼らなかったのでしょうね。社内の過去のExcelシートを読み解くと、すごく勉強にもなります。新しい関数を知るきっかけにもなりますし。
以前、ビジネス雑誌で読んだ記事で。
70代ぐらいご婦人が司法書士試験に合格できたが、学習ノートExcelでつくっていたとありました。紙に手で書く方が頭に残るのは昔の話。パソコンに記録すれば、何度も編集できるし便利ですね。私も会社用、個人事業上の仕事の覚え書きや仕訳例などを、Excelでつくっています。とくに仕訳は、セルが固定しているExcelが便利このうえない！ 得意先や仕入先の締日や連絡先、インボイス番号の管理などにも活用できます。住民税の計算も、テーブル形式にすれば、各自治体ごとに集計できてしまいます。
私自身は電卓叩きが遅く、日商簿記二級合格時に腱鞘炎になったぐらいなので。
なるべく手に負担をかけないように、Excel活用を心がけています。マクロとかも使ってみたいけれども、本を買ってもいまだちんぷんかんぷんだし。まだまだ勉強が足りないようです。
Excelでお気に入りの機能が、コメント欄。
セルに付箋のように、メモ書きを表示させられることです。カーソルを合わせたら出てくるだけなので邪魔にならないんですね。あとは、データの入力規則で、入力項目をリストから自動選択できる設定。これはハマると癖になります。元のリストをうっかり消してしわないようにしないと。
Excelにも、Wordにも、それぞれの利点があるので。
ビジネス上もプライベート用でも、じょうずに使い分けていきたいですね。
（2023/03/21）